Hoe eerder een mediation starten, hoe beter
‘DAT IS TOCH BELACHELIJK?!”
Ik moest de telefoon een stuk van mijn oor af houden, zo hard was de man aan de andere kant van de lijn aan het schreeuwen. Woedend was hij. Mij vertrouwde hij al helemaal niet, want ik werd betaald door de werkgever en die was ook al niet te vertrouwen.
Uiteindelijk lukte het me om hem te kalmeren en vond hij het goed om in een persoonlijk gesprek zijn kant van het verhaal eens aan me te vertellen.
Dit soort heftige emoties en gesprekken, kom ik vaak tegen. Dit is een gevolg van hoe conflicten zich ontwikkelen en steeds verder escaleren.
Effecten sneller ingrijpen
Het bespaart kosten
Het bespaart tijd (en dus weer kosten).
Het bespaart een hoop negatieve energie.
Het vergroot de kans van slagen.
Het vergroot de conflictvaardigheid van de organisatie.
Het zorgt voor meer rust in de organisatie
Het zorgt dat goede mensen behouden worden
Genoeg redenen dus, om een conflict snel en effectief aan te pakken.
Toch gebeurt dit in de praktijk maar zelden.
Zo zonde…
Hoe gaat het meestal…
Er is altijd een aanleiding voor het ontstaan voor een conflict.
Meestal dreigt er - voor het gevoel van de betrokkenen - een belang of doel in gevaar te komen.
Omdat organisaties constant in ontwikkeling zijn, betekent dit dat er regelmatig - of misschien soms zelfs continu - veranderingen plaatsvinden.
De kans dat zo’n verandering bij een medewerker een belang of doel raakt, is dan aanwezig.
Naast dit soort organisatorische aanleidingen, kan er ook in de interactie tussen mensen situaties ontstaan, die aanleiding geven voor een conflict (zie ook mijn blog 'Wie zich brandt, moet op de blaren zitten).
Wat de oorzaak ook is, op enig moment ontstaat er wrijving…
Vaak worden er best gesprekken over gevoerd.
Alleen gaat er in die gesprekken vaak vanalles mis (vaak door de onderliggende belangen).
Waardoor de verhalen uit elkaar gaan lopen. (ik schreef er al eerder een blog over)
Een conflict heeft de neiging steeds verder te escaleren als je het laat sudderen.
En in die escalatie komt een moment dat er een vertrouwensbreuk optreedt. Als dat gebeurt, ziet een medewerker vaak geen uitweg meer en meldt zich ziek.
Hoewel de oorzaak van het conflict werkgerelateerd is, is het effect voor de betrokkenen vaak dat er ook allerlei lichamelijke en psychische klachten ontstaan omdat de impact erg groot is en mensen zich machteloos voelen.
En dan gaat de medewerker het re-integratieproces in.
Hoewel er allerlei initiatieven en maatregelen zijn om in dit soort situaties anders te handelen, zie ik in de praktijk toch dat er vaak maanden overheen gaan voordat de eigenlijke oorzaak (het conflict) wordt aangepakt.
En ondertussen suddert het conflict gewoon verder
En de beeldvorming van de medewerker verslechtert
En de beeldvorming van de werkgever verslechtert
En een weg terug wordt steeds moeilijker,
de klachten worden steeds groter
Door de klachten worden gesprekken weer uitgesteld
En zo beland je in een spiraal naar beneden
En dan maanden later (en regelmatig zelfs oplopend tot een jaar) gaan we eens beginnen aan mediation. (lees hier mijn blog over hoe een mediation proces verloopt)
Soms wordt er op enig moment een vertrouwenspersoon benaderd (zie hier de taken van de vertrouwenspersoon).
Er is dan al zo ontzettend veel gebeurd
Of zo ontzettend veel niet gebeurd
Dat het vaak al moeite kost om een gesprek te plannen.
Laat staan dat er nog naar elkaar geluisterd wordt.
Na veel pijn en moeite lukt het partijen uiteindelijk vaak toch om met elkaar te praten.
Vaak volgt er dan wel een afscheid
Maar is iedereen wel opgelucht dat er in elk geval duidelijkheid is
En ieder zijn eigen weg kan gaan
En dat geeft ook mij voldoening
Maar wat me enorm frustreert, is dat er ontzettend veel leed en kosten bespaard hadden kunnen worden.
Hoe kan het ook?
Wat nu als je als organisatie in staat bent om in te grijpen, nog voordat het conflict ervoor zorgt dat er een ziekmelding volgt?
Wat nu als je als organisatie in staat bent om signalen van een conflict dusdanig vroeg te signaleren dat het escalatie proces wordt gestopt?
Ik ben ervan overtuigd dat dit kan.
Sterker nog…
gelukkig maak ik dit in de praktijk ook mee.
Klanten die mij kennen
En mijn visie hierop kennen
Weten me steeds vaker eerder te vinden
Dan stap ik vroegtijdig in het proces in (Lees hier hoe een mediation verloopt)
Soms net na een ziekmelding, soms gelukkig nog daarvoor.
En dan zie je dat de beeldvorming van de betrokkenen nog redelijk snel weer te herstellen is.
Vaak al in 1 gezamenlijk gesprek
En soms wordt ook dan meteen duidelijk dat de wegen toch moeten scheiden
Maar dat kan je dan maar beter weten, dan kan je ernaar handelen, zonder dat er al veel schade over en weer is ontstaan.
Cruciaal is dat de werkgever of de HR medewerker de signalen gaat herkennen van een beginnend conflict.
Cruciaal is ook het besef dat de werkgever zelf conflictpartij is én dus moeilijk in staat is om de mislopende interactie te doorbreken. (wil je ook preventief met conflicten aan de slag in je organisatie, vraag hier mijn e-boek aan)
Praktijkvoorbeeld
Laten we gewoon eens een rekenvoorbeeld (gebaseerd op een daadwerkelijk praktijkvoorbeeld!) bekijken.
Bij dit voorbeeld is er een ziekmelding in augustus.
Bij een regulier traject waarbij de bedrijfsarts redelijk snel constateert dat er sprake is van een conflict (regelmatig duurt dit veel langer), zijn er toch al 4 maanden verstreken voordat de mediation start.
De mediation neemt ongeveer twee maanden in beslag en het uiteindelijk treffen van een regeling nog eens een aantal weken. Vervolgens eindigt de arbeidsovereenkomst per 1 mei. Kosten van de mediation zullen gemiddeld tussen de € 1.500 en € 3.000 bedragen. De verzuimkosten zijn bij de kosten niet meegenomen.
De beschrijving van dit reguliere traject gaat er nog vanuit dat het proces redelijk snel verloopt. In mijn dagelijkse praktijk, zie ik nog vele langere trajecten.
Bij een situatie waarin snel ingegrepen is, was er direct na de ziekmelding een controle bij de bedrijfsarts. Een week later werd de mediation opgestart. Na 1 gezamenlijk gesprek (en 2 intakes) kwam er een regeling tot stand en de arbeidsovereenkomst eindigde per 1 november. De kosten van de mediation waren € 695,--.
Los van de kosten die bespaart worden voor de mediation, levert uiteindelijk met name het sneller beëindigen van de arbeidsovereenkomst de grootste kostenbesparing aan loon etc. op.
Dit rekenvoorbeeld gaat nog uit van een relatief kort dienstverband en een relatief laag salaris.
Laat staan wat de effecten zijn als deze gegevens substantieel hoger zijn.
Het sneller aanpakken van conflicten loont!
Niet alleen financieel voordeel
Als de besparing van kosten je nog niet kan overtuigen, denk dan eens aan al het leed dat de betrokkenen ervaren tijdens alle maanden die voorbij gaan en het conflict constant in hun hoofd rond speelt.
Mensen slapen er slecht van.
Voelen zich vreselijk en zien geen uitweg. (zie ook deze blog)
En hoe langer het duurt, hoe groter en erger dit alles is.
Alle betrokkenen hebben er buikpijn van en leven in onzekerheid.
Daarnaast geldt dat de kans op een oplossing in de zin dat er geen afscheid hoeft te volgen, velen malen groter is.
Als er op tijd aan de rem getrokken kan worden.
En men elkaars standpunt kan gaan zien.
En begrip krijgt voor elkaar.
Is de weg naar weer verder kunnen, vaak weer te vinden.
Effecten op de organisatie
Daarnaast staat een arbeidsconflict vaak niet op zichzelf.
Collega’s of het team zijn op de hoogte.
Spreken met elkaar
En vinden er van alles van
Moeten taken overnemen of zitten in onzekerheid over hoe het gaat aflopen
Het zorgt voor veel onrust
En voor je het weet, zit je niet met 1 conflict
Maar ontstaan er meerdere conflicten…
Hoe eerder er duidelijkheid is,
Hoe eerder de rust in het team en in de organisatie terugkeert
Als de organisatie conflictvaardiger wordt
En de medewerkers conflictvaardiger worden
Zal een beginnend conflict lang niet altijd meer te hoeven escaleren
Maar brengt het juist duidelijkheid
Mensen die conflictvaardiger zijn, zijn vaak productiever, creatiever en meer tevreden over hun werk
Voor de organisatie levert het dus vele voordelen op
En voor de medewerkers ook
Ook sneller ingrijpen??
Heb je een situatie waarover je twijfelt of je wellicht al moet ingrijpen, bel me gerust of vraag hier mijn e-boek hierover gratis aan.
Ik denk graag mee.
Wil je mijn tips ontvangen over het omgaan met conflicten en hoe deze aan te pakken, schrijf je dan hier in voor mijn gratis Community 'HR Tips: Vergroot je conflictvaardigheid' en mis niets.