Vertrouwenspersoon: 10 taken

More...

De collega’s lachten hartelijk om de zojuist gemaakte grap. De één na de ander maakte er nog een grap overheen. De sfeer leek goed en gezellig. 

‘Een geintje moet kunnen toch, zo gaan we hier gewoon met elkaar om.’ 

Ondertussen zag ik een medewerker naar de grond kijken en wat ongemakkelijk op zijn stoel heen en weer schuiven. Blijkbaar kon niet iedereen de grappen helemaal waarderen. Wat zou er hier spelen? (lees hier over onbewust gedrag)

Waar samengewerkt wordt, kunnen soms situaties ontstaan die niet prettig zijn. De werkgever is verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving en daar valt ook de manier waarop er met elkaar wordt omgegaan onder. 

Zo kan er sprake zijn van ongewenst gedrag of ontstaan er ongewenste omgangsvormen. Denk aan pesten, (seksuele) intimidatie, agressie of geweld en discriminatie.

Een vertrouwenspersoon is binnen de organisatie contactpersoon voor dit soort situaties. 

Maar wat doet een vertrouwenspersoon nu eigenlijk? In deze blog vertel ik je er alles over. 

De vertrouwenspersoon heeft een aantal taken:

Taak 1: Eerste opvang van klachten

Als je als medewerker geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag, is dit vaak een heel lastige en gevoelige situatie. Een medewerker ervaart vaak een hoge drempel om de situatie bespreekbaar te maken. Mensen zijn dan geneigd aan zichzelf te gaan twijfelen en lang te wachten met het ondernemen van actie. 

De eerste taak van de vertrouwenspersoon is om mensen hierin op te vangen. Te luisteren en te zorgen dat de medewerker zijn/haar verhaal kwijt kan. (lees hier over de emoties in een conflict)

Taak 2: Meedenken vervolg stappen

Nadat een medewerker zijn/haar hart heeft kunnen luchten, zal de vertrouwenspersoon samen met de medewerker nadenken over een oplossing. 

Soms is alleen het verhaal doen al voldoende voor de medewerker en zijn er geen vervolg stappen nodig. Soms is dit slechts de eerste stap en zal de vertrouwenspersoon samen met de medewerker de mogelijke vervolg stappen onderzoeken.

De vervolgstappen kunnen een informeel of een meer formeel karakter hebben. (wil je preventief aan de slag met conflicten in je organisatie, vraag dan hier mijn e-boek hierover aan)



Taak 3: Begeleiden vervolg stappen

Als de medewerker besluit dat een vervolg stap gewenst is, dan kan de vertrouwenspersoon hierin begeleiding bieden. Denk bijvoorbeeld aan het meegaan naar een gesprek met de leidinggevende of collega of het voorbereiden van een dergelijk gesprek.

Taak 4: Doorverwijzing

Ongewenste omgangsvormen kunnen soms helaas ernstige gevolgen hebben. Dit betekent ook dat een medewerker het niet altijd lukt om hier zelf uit te komen. De vertrouwenspersoon zal dan doorverwijzen naar experts die hierin kunnen helpen. Denk bijvoorbeeld aan doorverwijzing naar:

Taak 5: Nazorg

De vertrouwenspersoon zal contact onderhouden met de medewerker tijdens het zetten van eventuele vervolg stappen. Nadat deze zijn doorlopen, zal de vertrouwenspersoon met de medewerker bezien of daarmee zijn/haar klacht voldoende is opgepakt en zorgen voor nazorg indien nodig. 

Taak 6: Registratie

De vertrouwenspersoon zal van alle klachten die gemeld worden een registratie bijhouden. Jaarlijks zal de vertrouwenspersoon hier - geanonimiseerd - terugkoppeling over geven aan de organisatie.

Taak 7: Vertrouwelijkheid

Om ervoor te zorgen dat medewerkers open kunnen praten over hun ervaringen, is het de taak van de vertrouwenspersoon om de vertrouwelijkheid van de klachten de waarborgen.

Slechts in uitzonderingssituaties mag deze vertrouwelijkheid doorbroken worden (denk aan situaties waarin de veiligheid in het geding is).



Taak 8: Advies organisatie

De vertrouwenspersoon houdt bij wat voor soort klachten er binnen de organisatie zijn en kan dus ook signaleren wanneer bepaalde situaties zich vaker voordoen binnen de organisatie. Daarnaast kan de vertrouwenspersoon op basis van de aanwezige expertise advies geven aan de organisatie met betrekking tot het omgaan met elkaar, communicatie en samenwerking en het ontwikkelen van (preventief) beleid hierop. (vraag hier mijn e-boek aan over hoe je in 3 stappen aan de slag gaat met een preventieve aanpak)

Taak 9: Voorlichting organisatie en medewerkers

Uit onderzoek blijkt dat wanneer binnen een organisatie (regelmatig) aandacht wordt besteed aan wat wel en niet toelaatbaar gedrag is, dit preventief werkt. Open met elkaar communiceren over hoe je binnen de organisatie aankijkt tegen onderwerpen als pesterijen (wanneer is iets nog grappig en wanneer niet meer), agressie en geweld, discriminatie en intimidatie, kan veel bijdragen aan een prettige werksfeer. (lees hier over dat een snelle aanpak loont)

Taak 10: Positionering vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon aanwezig hebben (intern of extern) binnen de organisatie kan een grote meerwaarde hebben. Echter regelmatig wordt een vertrouwenspersoon alleen maar met een naam en telefoonnummer bekend gemaakt en de praktijk leert dat er dan maar weinig mensen de stap naar een vertrouwenspersoon zullen nemen. 

Naar mijn overtuiging is het dan ook van belang om na te denken over hoe de vertrouwenspersoon gepositioneerd wordt in de organisatie, passend bij de cultuur en omvang. 

Wil jij als HR professional ook liever gedoe met een medewerker voorkomen?

Wil jij weten hoe?

Download mijn GRATIS e-boek ‘Voorkom gedoe op de werkvloer’, waarin ik 3 cruciale stappen voor een preventieve aanpak met je deel. Zo kun jij gelijk aan de slag met het inrichten van jouw eigen HR-strategie!

Lees hier ook één van mijn andere artikelen:

💡 Over eigen verantwoordelijkheid in een conflict: 'Wie zich brandt moet op de blaren zitten'
💡 Over het eerder ingrijpen in conflicten: 'Een snelle aanpak loont'
💡 Over emoties in een conflict: 'En toen brak hij'
💡 Over het tactisch inzetten van een conflict: 'Een arbeidsconflict, komt dat even goed uit!'
💡 Over stiltes in een gesprek: 'Vlam in de pan!'
💡 Over de verandering van je waarneming: 'De waarheid interesseert me niet!'
💡 Over communicatie tips voor conflicten op de werkvloer: 'Ruzie op de werkvloer'
💡 Over commitment om met elkaar te praten: 'Ik hoef niet te praten, ik heb geen problemen'
💡 Over je verplaatsen in een ander: 'Kijken door de ogen van een ander'
💡 Over bewijs bij een arbeidsconflict en een kort geding en verzuim: 'Twee zaken bij de Hoge Raad'
💡 Over hoe het mediation proces verloopt: 'Mediation in 10 stappen'
💡 Over de verandering van perspectief in een conflict: 'Een arbeidsconflict, het is maar hoe je het bekijkt'
💡 Over 'gedoe' in de organisatie: 'Ook wel eens last van gedoe'

Leave a Comment:

All fields with “*” are required

Een snelle aanpak loont! -

[…] Soms wordt er op enig moment een vertrouwenspersoon benaderd (zie hier de taken van de vertrouwenspersoon). […]

Wie zich brandt, moet op de blaren zitten… -

[…] ingrijpen in conflicten: 'Een snelle aanpak loont'💡 Over de taken van een vertrouwenspersoon: 'Vertrouwenspersoon 10 taken'💡 Over emoties in een conflict: 'En toen brak hij'💡 Over het tactisch inzetten van een […]

Vlam in de pan! -

[…] eigenschap komt me goed van pas bij mijn mediationgesprekken en als vertrouwenspersoon (lees hier over de taken van een vertrouwenspersoon).Regelmatig lopen de emoties hoog op. (lees hier meer over […]

De waarheid interesseert me niet?! -

[…] ingrijpen in conflicten: 'Een snelle aanpak loont'💡 Over de taken van een vertrouwenspersoon: 'Vertrouwenspersoon 10 taken'💡 Over emoties in een conflict: 'En toen brak hij'💡 Over het tactisch inzetten van een […]

‘Ik hoef niet te praten, ik heb geen problemen!’ -

[…] ingrijpen in conflicten: 'Een snelle aanpak loont'💡 Over de taken van een vertrouwenspersoon: 'Vertrouwenspersoon 10 taken'💡 Over emoties in een conflict: 'En toen brak hij'💡 Over het tactisch inzetten van een […]

Mediation in 10 stappen: hoe verloopt een mediationproces? -

[…] ingrijpen in conflicten: 'Een snelle aanpak loont'💡 Over de taken van een vertrouwenspersoon: 'Vertrouwenspersoon 10 taken'💡 Over emoties in een conflict: 'En toen brak hij'💡 Over het tactisch inzetten van een […]

De golven trotseren! -

[…] ingrijpen in conflicten: 'Een snelle aanpak loont'💡 Over de taken van een vertrouwenspersoon: 'Vertrouwenspersoon 10 taken'💡 Over emoties in een conflict: 'En toen brak hij'💡 Over het tactisch inzetten van een […]

En toen brak hij… -

[…] ingrijpen in conflicten: 'Een snelle aanpak loont'💡 Over de taken van een vertrouwenspersoon: 'Vertrouwenspersoon 10 taken'💡 Over het tactisch inzetten van een conflict: 'Een arbeidsconflict, komt dat even goed uit!'💡 […]

Een arbeidsconflict?! Komt dat even goed uit! -

[…] ingrijpen in conflicten: 'Een snelle aanpak loont'💡 Over de taken van een vertrouwenspersoon: 'Vertrouwenspersoon 10 taken'💡 Over emoties in een conflict: 'En toen brak hij'💡 Over stiltes in een gesprek: 'Vlam in de […]

Kijken door de ogen van een ander -

[…] ingrijpen in conflicten: 'Een snelle aanpak loont'💡 Over de taken van een vertrouwenspersoon: 'Vertrouwenspersoon 10 taken'💡 Over emoties in een conflict: 'En toen brak hij'💡 Over het tactisch inzetten van een […]

Ook wel eens last van gedoe? -

[…] ingrijpen in conflicten: 'Een snelle aanpak loont'💡 Over de taken van een vertrouwenspersoon: 'Vertrouwenspersoon 10 taken'💡 Over emoties in een conflict: 'En toen brak hij'💡 Over het tactisch inzetten van een […]

Leave a Comment:

All fields with “*” are required