Geheimhouding in mediation: last of zegen?

Stel je voor: Stel je voor: er is een arbeidsconflict op de werkvloer. Jullie besluiten tot mediation. Maar zodra de term “geheimhouding” valt, ontstaat er twijfel. Mag je dan helemaal niets meer delen? Wat als je toch cruciale informatie wilt gebruiken? HR-managers, werknemers en werkgevers worstelen vaak met deze vraag.

Mijn naam is Maaike Grauwmeijer, als MfN-mediator begeleid ik (met mijn team) jaarlijks tientallen arbeidsmediations tussen werkgevers en werknemers. Als mediator krijg ik deze vragen regelmatig. Vanuit mijn ervaring weet ik hoe belangrijk geheimhouding is voor het slagen van mediation, maar ook hoe verwarrend en soms frustrerend het kan zijn voor de betrokken partijen. Dit blog is bedoeld om helderheid te scheppen.

In dit artikel ontdek je waarom geheimhouding essentieel is voor openheid en vertrouwen, waar de grenzen liggen, wat je wel en niet mag delen, en hoe je hier verstandig mee omgaat.

Waarom is geheimhouding de sleutel tot veilige mediationgesprekken?

Veel mensen denken bij geheimhouding meteen: “Dan moet ik overal mijn mond over houden, punt.”  Dat is een misverstand.

Wat geheimhouding echt betekent, is dat er een omgeving wordt gecreëerd waarin je vrij kunt spreken, zonder angst dat wat je zegt tegen je gebruikt zal worden. Juist die vertrouwelijkheid maakt dat mediation werkt.

De kracht van mediation zit in openheid. En die openheid ontstaat alleen als je zeker weet dat informatie binnen de muren van de mediation blijft. Dat geeft ruimte om niet alleen de feiten te benoemen, maar ook gevoelens, zorgen en onderliggende belangen.

De valkuil is dat partijen vooraf vooral denken in juridische gevolgen: “Wat kan ik straks nog wel of niet gebruiken in een procedure?”  Maar mediation draait daar niet om. Het gaat niet om winnen of verliezen, maar om het herstellen van de verbinding en het zoeken naar een oplossing die voor beide partijen werkt.

Daarom zien we geheimhouding niet als last, maar als voorwaarde. Zonder geheimhouding geen veiligheid. En zonder veiligheid geen echte dialoog.

Wat houdt geheimhouding precies in tijdens mediation?

Tijdens het mediationproces betekent geheimhouding dat alles wat besproken wordt vertrouwelijk blijft tussen de deelnemers. Dat gaat veel verder dan alleen de gesprekken die je samen aan tafel voert. Ook documenten die worden uitgewisseld, mails die tijdens het traject worden gedeeld, je houding en je opstelling en eventuele verslagen of notities vallen eronder. Zelfs de persoonlijke aantekeningen van de mediator worden beschermd door deze afspraak.

Een belangrijk punt is dat dit ook geldt voor de één-op-één-gesprekken die je met de mediator voert. 

Wat je daar vertelt, wordt niet zonder jouw toestemming gedeeld met de andere partij. Zo weet je zeker dat je ook in dat soort gesprekken vrijuit kunt spreken. 

Alleen wanneer alle betrokkenen expliciet instemmen, kan informatie buiten de mediation worden gebracht. Dat maakt geheimhouding tot een stevige afspraak, die ervoor zorgt dat je veilig en open kunt praten.

Van wanneer valt iets wel of niet onder geheimhouding?

Het is belangrijk om te weten dat de geheimhouding bij mediation niet betekent dat alles wat partijen al vooraf wisten ineens onder de geheimhouding valt. Het gaat specifiek om nieuwe informatie die tijdens de mediation naar voren komt, en om wat er in de gesprekken is uitgewisseld of hoe men zich naar elkaar toe heeft opgesteld.

Een punt waar in de praktijk vaak gedoe over ontstaat, is het beëindigen van de mediation. Ook dat valt onder de geheimhouding. Toch blijkt het lastig: geen van de partijen wil degene zijn die de mediation stopzet, omdat dit later vaak tegen hen gebruikt wordt. Dat mag echter niet.

Stel dat je een alternatieve functie wilt bespreken en de ander reageert meteen met: “Nee, dat doe ik niet”, waardoor de mediation stopt. Ook dan mag de ander dit feit niet tegen jou gebruiken. Zodra de mediation beëindigd is, kun je buiten de mediation om alsnog een gesprek aanvragen of een voorstel herhalen. Doe dit dan wel zonder te verwijzen naar wat er in de mediation is gebeurd en bespreek dit eventueel met een juridisch adviseur.

Waarom is geheimhouding cruciaal voor succesvolle mediation?

Zonder geheimhouding zouden de gesprekken in mediation, maar half werken. Mensen zouden zich terughoudend opstellen, uit angst dat hun woorden later tegen hen gebruikt kunnen worden. En juist die angst staat openheid in de weg.

De bedoeling van mediation is dat je voorbij de standpunten en juridische argumenten komt, en naar de kern gaat – de oorzaak van het arbeidsconflict? Welke belangen en gevoelens zitten erachter? Om daar te komen, is een veilige setting onmisbaar. Geheimhouding zorgt voor die veiligheid.

Het biedt de ruimte om eerlijk te zeggen wat je denkt, ook als dat kwetsbaar voelt. En precies dat maakt de kans groter dat er een oplossing wordt gevonden waar beide partijen mee verder kunnen. Geheimhouding is dus niet een formaliteit of juridische horde, maar de brandstof van het proces.

Mag ik informatie uit mediation gebruiken in een rechtszaak?

Dat mag niet. Ook niet een beetje. Alles wat tijdens de mediation wordt gedeeld, blijft binnen de mediation. Zelfs als je denkt: “Dit is nuttig, dit kan ik later nog gebruiken,” dan is het antwoord heel duidelijk: nee.

De rechter zal informatie uit een mediation niet gebruiken in zijn beoordeling. Als je toch probeert iets in te brengen dat uit een mediation afkomstig is, zal de rechter het terzijde schuiven. Voor advocaten ligt de lat nog hoger: het is tuchtrechtelijk laakbaar om mediation-informatie in te zetten in een procedure. Dat betekent dat ze er zelfs een berisping of sanctie voor kunnen krijgen.

Waarom zo streng? Omdat mediation geen verzamelplek voor munitie is, maar een proces waarin je samen probeert tot een oplossing te komen. Als die vertrouwelijkheid niet keihard zou gelden, zou mediation zijn kracht verliezen.

Mag je na afloop van de mediation nog iets delen over de inhoud?

Nee. De geheimhouding eindigt niet automatisch als de mediation stopt. Ook na afloop blijft de afspraak staan dat je geen inhoudelijke informatie naar buiten brengt. Alleen als partijen samen iets anders afspreken, kan daarvan worden afgeweken.

Dat biedt bescherming, ook wanneer de mediation niet tot een gezamenlijke oplossing leidt. Stel dat er geen overeenstemming komt, dan voorkomt geheimhouding dat het alsnog escaleert, doordat iemand later uitspraken gaat rondstrooien of gebruikt. Het geeft rust en duidelijkheid: wat in de mediation is besproken, blijft daar. Punt.

Is de mediator ook gebonden aan geheimhouding?

Ja, zeker. De mediator is zelf ook gebonden aan dezelfde geheimhouding. Dat betekent dat ook de mediator geen informatie mag delen met derden. Zelfs als bijvoorbeeld een HR-afdeling, leidinggevende of advocaat belt met de vraag: “Hoe staat het ervoor?” kan de mediator daar inhoudelijk niets over zeggen.

De mediator kan hooguit aangeven dat er gesprekken plaatsvinden of hoe het proces globaal verloopt, maar inhoudelijk blijft alles binnen de mediation. Dit is essentieel om het vertrouwen te behouden: beide partijen moeten erop kunnen rekenen dat de mediator neutraal en onafhankelijk blijft.

Geheimhouding geldt dus niet alleen voor jou en de andere partij, maar voor iedereen die bij de mediation betrokken is – en dat begint al bij het vinden van een goede mediator. En dat is precies wat de veilige basis vormt waarop je samen het gesprek kunt aangaan.

Veelgestelde vragen

Conclusie

Geheimhouding is de sleutel tot echte openheid in mediation. Zonder die afspraak blijft het bij strategisch praten, in plaats van samen zoeken naar de kern van het probleem. 

De vertrouwelijkheid maakt het mogelijk om eerlijk, menselijk en oplossingsgericht met elkaar in gesprek te gaan en dat is precies wat mediation succesvol maakt.

In arbeidsrelaties staat er op veel op het spel: vertrouwen, samenwerking, gezondheid en toekomstperspectief. Juist daarom is het essentieel dat je de ruimte voelt om alles te zeggen wat gezegd moet worden. Geheimhouding maakt die ruimte mogelijk. 

Zonder deze afspraak mis je de kans om het echt op te lossen, en blijft de dreiging van escalatie op de achtergrond sluimeren.