Omgaan met lastige collega’s: hoe doe je dat?

Iedereen heeft er wel een: die collega met wie samenwerken je meer energie kost dan oplevert. Je botst, ergert je aan kleine dingen of merkt dat jullie elkaar steeds minder goed begrijpen. Soms ligt het aan verschillen in stijl of karakter, soms speelt er iets inhoudelijks, en vaak loopt het gewoon door elkaar. En dan is de vraag: hoe ga je daar goed mee om?

Als mediator en coach kom ik dit soort situaties dagelijks tegen. Het goede nieuws? Er is bijna altijd meer mogelijk dan je denkt. Maar dat vraagt wel dat je durft stil te staan bij wat er echt speelt: bij jezelf, bij de ander, en tussen jullie in.

In dit blog neem ik je mee in wat een collega ‘lastig’ maakt, hoe die dynamiek ontstaat, en vooral: wat jij zelf kunt doen om de samenwerking weer in beweging te krijgen. Je krijgt inzicht, praktische handvatten en heldere antwoorden op veelgestelde vragen. Zodat je niet blijft hangen in frustratie, maar stappen kunt zetten die wel werken voor jou en voor je team.

Wanneer is een collega ‘lastig’?

Wanneer je nadenkt over de vraag wat eigenlijk een lastige collega is, merk je al snel dat daar geen eenduidig antwoord op bestaat. Wat iemand lastig maakt, hangt sterk af van de situatie en van de impact die het gedrag op jou en de samenwerking heeft. Grofweg zijn er drie vormen te onderscheiden, die vaak ook door elkaar lopen.

De eerste gaat over de persoonlijke klik. Soms ontbreekt die simpelweg. Dat kan komen door verschillen in aanpak of tempo. Jij werkt graag gestructureerd en volgens afspraken, terwijl je collega liever improviseert. Jij neemt snel beslissingen, de ander wil alles eerst overdenken. Zulke verschillen hoeven op zichzelf geen probleem te zijn, maar kunnen wel wrijving geven. Niet omdat iemand iets verkeerd doet, maar omdat jullie manieren van werken botsen. Opvallend is dat je je vaak juist ergert aan gedrag dat raakt aan iets waar jij zelf moeite mee hebt. Misschien zegt de ander vaker nee, terwijl jij geneigd bent alles op je te nemen. Of bewaakt je collega haar grenzen strak, terwijl jij structureel overloopt. In die zin houdt een collega je soms een spiegel voor.

Daarnaast kan het ook zijn dat de persoonlijke klik ontbreekt zonder duidelijke reden. Jullie hebben een vergelijkbare werkstijl en doen inhoudelijk niets verkeerd, maar het voelt gewoon niet vanzelfsprekend. Dat is ongrijpbaar, maar zolang de samenwerking functioneert, levert dat meestal weinig problemen op. Je hoeft elkaar niet, maar je hebt er ook geen directe last van. In die situatie voelt iemand vaak niet echt als lastig.

De tweede situatie gaat over functioneren. Een collega komt afspraken niet na, levert slordig werk of communiceert onduidelijk. Jij of het team moet dat steeds opvangen. Dan wordt samenwerken zwaar, zeker als het gedrag zich blijft herhalen en niet bespreekbaar wordt gemaakt. De frustratie bouwt zich op en iemand kan dan al snel als een last worden ervaren.

In de praktijk lopen deze situaties vaak door elkaar. Er is geen klik en er gaat iets mis in het werk. Dat maakt het ingewikkeld om scherp te krijgen waar het werkelijk wringt. Want hoe objectief ben je nog, als je je aan de ander stoort en emotioneel al vastzit?

Uiteindelijk wordt iemand pas echt een lastige collega als jij er hinder van ondervindt. Omdat de samenwerking vastloopt, verwachtingen botsen of gedrag jou raakt. Wat je lastig vindt, is zelden zwart-wit. Het is vaak een signaal over wat jij nodig hebt, waar jouw grenzen liggen of wat je zelf nog mag ontwikkelen. Precies daar begint de echte verandering.

‘Een lastige collega: waar komt het vandaan?

Zoals genoemd: het gevoel van iemand een ‘lastige collega’ vinden ontstaat niet zomaar. Meestal betekent het dat de werkrelatie onder druk staat. Er spelen irritaties, miscommunicatie of wantrouwen. Misschien lopen kleine ergernissen al langer op. Vaak merk je symptomen als: communicatie die stroef verloopt, steeds meer verwijten over en weer, of elkaar juist ontwijken. Het vertrouwen neemt af, en alles wat de ander doet, lijkt je inmiddels te storen. Uiteindelijk beland je in een negatieve spiraal waarin de samenwerking steeds moeilijker wordt.

Uit mijn ervaring blijkt dat er onder zulke conflicten bijna altijd een diepere laag zit. Bij vrijwel alle conflicten zie ik dat ten minste één van de partijen zich onvoldoende gehoord of gewaardeerd voelt. Die emotionele kern (het gevoel niet gezien te worden) blijft dan onder de oppervlakte sudderen en vergroot de wederzijdse boosheid en wantrouwen.

Doordat we die werkelijke oorzaak negeren, escaleert het conflict vaak. Mensen verharden en graven zich in: gesprekken veranderen in discussies vol argumenten en verwijten. De afstand wordt steeds groter en de communicatie steeds lastiger. Uiteindelijk ontstaan aannames over en weer (“Hij zal dit wel expres doen”, “Zij begrijpt ook niks!”), en het vertrouwen verdwijnt bijna helemaal. Op dat punt labelen we de ander al gauw als “die lastige collega”.

Op zoek naar de kern: waarom is iemand lastig?

In mijn ogen is niemand zomaar lastig; er zit altijd een verhaal achter. Mijn kernvisie bij conflicten en gedoe op de werkvloer is dan ook: zoek de oorzaak en verbinding, in plaats van een schuldige. Vaak hebben conflicten meerdere kanten. Jij vindt een collega moeilijk, maar bedenk dat die collega jou waarschijnlijk ook lastig vindt. Ieder heeft zijn eigen perspectief. Pas als beide perspectieven op tafel komen, kun je elkaar begrijpen en oplossen waar het echt om gaat.

Blijf neutraal en open:

Ga er niet vanuit dat de ander gewoon “fout” is en jij “gelijk” hebt. Die houding zet alles op slot. Probeer in plaats daarvan te achterhalen waarom de collega zich zo gedraagt of wat erachter zit. Is hij misschien teleurgesteld, onzeker of overbelast? Heeft zij misschien een heel andere aanpak die botst met de jouwe? Ik geloof dat wanneer je de intentie en beleving van de ander leert kennen, er bijna altijd een opening komt naar verbetering. Dat wil niet zeggen dat je het eens wordt met hoe de ander zich gedraagt, maar je krijgt wel inzicht en dat is vaak de eerste stap richting een oplossing.

Wacht niet af tot de ander verandert.

Een veelvoorkomende valkuil is hopen dat de “lastige” collega vanzelf wel bijdraait of dat iemand anders (de manager bijvoorbeeld) het probleem oplost. Die ander gaat jou niet fixen. Blijven wachten leidt meestal tot meer frustratie. Mijn visie is: neem zelf verantwoordelijkheid om de impasse te doorbreken. Dat betekent persoonlijk leiderschap tonen in conflictsituaties. Je hebt invloed op hoe jij ermee omgaat, ook al kun je de ander niet direct veranderen. Door zelf het goede voorbeeld te geven, open in gesprek te gaan en te erkennen wat er speelt, nodig je de ander uit om ook mee te bewegen.

Moet ik het bespreekbaar maken of beter laten rusten?

Twijfelen of je iets moet bespreken of beter kunt laten rusten, is heel begrijpelijk. Veel mensen vinden het spannend om een collega aan te spreken. Toch laat de praktijk zien dat niets zeggen zelden helpt. Onuitgesproken irritaties stapelen zich op en hoe langer je wacht, hoe lastiger het wordt om het nog op een rustige manier bespreekbaar te maken.

Tegelijkertijd is het belangrijk om bewust te kiezen welke gesprekken je aangaat. Choose your battles. Als je merkt dat bepaald gedrag je bij meerdere mensen triggert, is de kans groot dat er bij jou iets geraakt wordt waar je zelf mee aan de slag mag. In zo’n geval hoeft een gesprek met de ander soms niet eens meer nodig te zijn. Hetzelfde geldt als gedrag steeds dezelfde emotionele reactie oproept. Kijk eerst waar dit voor jou over gaat.

Pas wanneer je dit hebt onderzocht en het gedrag blijft terugkomen, wordt het belangrijk om je grenzen helder te voelen en uit te spreken. Dan gaat het niet over wat de ander allemaal verkeerd doet, maar over wat jij nodig hebt om goed samen te werken. Door het gesprek te voeren vanuit wat wel werkt en wat je wel verwacht, vergroot je de kans op verandering en behoud je de relatie.

Hoe voer je het gesprek?

De manier waarop je het gesprek voert, maakt veel uit. Ga liever niet in het heetst van de strijd het gesprek aan. Kies een rustig moment en een plek waar jullie echt even kunnen praten. Denk vooraf na over wat je wilt zeggen. Het helpt om bij jezelf te blijven: benoem wat jij merkt en wat het met jou doet. Bijvoorbeeld: “Ik merk dat we de laatste tijd vaak botsen over de planning. Dat frustreert mij en haalt voor mij het plezier uit het werk.” Zo geef je aan wat je ervaart, zonder de ander aan te vallen.

Tijdens het gesprek is het ook helpend om te luisteren naar het verhaal van je collega. Je kunt gerust vragen: “Hoe kijk jij hier tegenaan? Ik vertel hoe ik het zie, maar hoe is het voor jou?” Misschien had je collega helemaal niet door dat het zo overkwam, of speelt er bij hem of haar ook iets. Door open te vragen, nodig je de ander uit om zijn of haar kant te delen. Dat geeft vaak nieuwe inzichten en helpt misverstanden op te helderen.

Probeer waar mogelijk ook erkenning te geven. Dat betekent niet dat je het met alles eens moet zijn, maar wel dat je laat merken dat je de ander serieus neemt. Als je collega bijvoorbeeld geïrriteerd reageert (“Jij loopt mij steeds te pushen met die deadlines”), kun je zeggen: “Ik zie dat dit je frustreert. Dat is niet wat ik bedoelde.” Daarmee toon je begrip zonder jezelf weg te cijferen. Vaak haalt dat al wat spanning weg, waardoor er ruimte ontstaat voor een beter gesprek.

Kortom: het gesprek aangaan is vaak de moeite waard. Doe het met aandacht, op een open en respectvolle manier. Niet om je gelijk te halen, maar om samen verder te komen.

Wat kan ik als leidinggevende doen bij collega’s die niet goed samenwerken?

Als manager of teamleider heb je niet alleen de verantwoordelijkheid, maar ook de kans om gedoe tussen collega’s in goede banen te leiden. Het begint met scherp krijgen waar het wringt: is er sprake van persoonlijke botsingen, functioneringsproblemen of allebei? Ga niet zomaar mee in wat één partij zegt, maar onderzoek objectief wat er speelt.

Voer individuele gesprekken om verschillende perspectieven te horen, zodat je een goed beeld krijgt van de situatie. Als blijkt dat het om een functioneringsprobleem gaat, dan kun je dat als leidinggevende niet negeren. Geef iemand de kans om te verbeteren en bied waar nodig ondersteuning, maar blijf ook duidelijk in wat je verwacht. Laat het niet te lang doorsudderen, want dat leidt tot frustratie in het team.

Aan de andere kant vraagt een persoonlijk conflict juist om neutraliteit. Kiezen voor één kant schaadt het vertrouwen. Laat beide collega’s merken dat hun gevoel er mag zijn en organiseer, als het kan, een gezamenlijk gesprek waarin je als gespreksleider optreedt. Benoem wat je bij ieder ziet en geef erkenning voor ieders beleving. Vaak zakt de spanning als mensen zich gezien voelen en ontstaat er ruimte om te zoeken naar hoe het anders kan.

Lukt het niet om de spanning zelf te begeleiden, schakel dan op tijd hulp in. Denk aan een externe mediator of teambegeleider, zeker als het conflict al langer loopt of als de onderlinge verhoudingen complex zijn. Dat is geen zwakte, maar een verstandige keuze om de situatie niet verder te laten ontsporen. Tot slot: werk ook aan een cultuur waarin spanningen besproken mogen worden. Wees zelf het voorbeeld door goed te luisteren, openheid te stimuleren en mensen serieus te nemen. Zo voorkom je dat kleine irritaties uitgroeien tot hardnekkige conflicten.

Praktische tips voor de dagelijkse praktijk

Tot nu toe hebben we vooral gekeken naar hoe spanningen ontstaan en waarom iemand als lastig wordt ervaren. Maar wat kun je nu concreet doen als je merkt dat de samenwerking niet lekker loopt? Hieronder vind je praktische tips die je direct kunt toepassen.

Wacht niet af, maar onderneem actie

Als iets je blijft bezighouden, is het vaak beter om er op tijd iets mee te doen. Kleine irritaties die blijven liggen, groeien vaak uit tot grotere conflicten. Door op tijd het gesprek aan te gaan, kun je veel frustratie voorkomen.

Kies een goed moment voor het gesprek

Plan een rustig één-op-één moment in en bereid je goed voor. Bedenk wat je wilt zeggen en blijf dicht bij jezelf. Vertel wat jij merkt en wat dat met je doet. Dat maakt het gesprek opener en voorkomt dat de ander zich aangevallen voelt.

Luister echt en geef erkenning

Laat je collega uitspreken en toon oprechte interesse. Je hoeft het niet overal mee eens te zijn, maar erkenning geven voor hoe iets voor de ander voelt, maakt vaak al een groot verschil. Daarmee laat je zien dat je de ander serieus neemt.

Kijk ook in de spiegel

Sta even stil bij jezelf. Wat maakt dat dit gedrag je zo raakt? Zit er misschien een les of behoefte voor jou onder? Soms helpt dat inzicht om anders naar de situatie te kijken en duidelijker je eigen grenzen aan te geven.

Focus op gedrag, niet op karakter

Houd het gesprek praktisch en concreet. Niet: “Jij bent altijd onbetrouwbaar,” maar: “Tijdens die vergadering liep het mis doordat we andere verwachtingen hadden.” Zo voorkom je oordelen en werk je samen aan een oplossing.

Vraag hulp als dat nodig is

Lukt het niet om er samen uit te komen, schakel dan iemand in. Dat kan een leidinggevende zijn, HR of een externe mediator. Soms is één begeleid gesprek al genoeg om beweging te krijgen en het patroon te doorbreken.

Zorg goed voor jezelf

Een lastige samenwerking kan veel energie kosten. Neem regelmatig afstand, praat met iemand die je vertrouwt en zorg dat je voldoende herstelmomenten hebt. Zo voorkom je dat het conflict je werkplezier volledig overneemt.

Met deze stappen kun je vaak al veel verschil maken. Je hebt de ander niet in de hand, maar wel hoe jij ermee omgaat. En vaak zie je dat als jij iets verandert, de dynamiek vanzelf mee verandert. Dat is een krachtig begin.

Conclusie

Een lastige collega, het is een uitdaging waar vrijwel iedereen eens tegenaan loopt. Hopelijk heb je in dit blog handvatten gekregen om zo’n situatie aan te pakken. De kern is duidelijk: niets doen is geen optie als je verbetering wilt. Door in gesprek te gaan, elkaar erkenning te geven en ook eerlijk naar je eigen aandeel te kijken, kun je veel conflictsituaties keren. Het vraagt moed en oefening, maar het resultaat is het absoluut waard.

In mijn ervaring zien we na goede gesprekken en bemiddeling vaak dat collega’s weer vooruit kunnen. Soms wordt de samenwerking zelfs beter dan voorheen, juist omdat beide partijen elkaar beter begrijpen en afspraken hebben gemaakt. En in gevallen waar men toch besluit uit elkaar te gaan (bijvoorbeeld iemand stroomt uit de organisatie), is het alsnog waardevol om op een respectvolle manier afscheid te nemen zonder blijvende wrok.

Tot slot: blijf niet rondlopen met frustraties. Er is altijd een volgende stap mogelijk. Of dat nu een goed gesprek is, hulp inschakelen of zelf nieuwe vaardigheden leren: doe jezelf en je collega’s dat plezier. Een conflict dat opgelost wordt, kan plaatsmaken voor groei, wederzijds respect en een betere samenwerking.