Mediation in 10 stappen: hoe verloopt een mediationproces?

Het besluit om met elkaar een mediation te starten is genomen.

Hoe nu verder?
Wat kan je ongeveer verwachten?
Hoe verloopt een mediation traject?

Elke situatie is anders.
Elke mediation is uniek.

Maar er zijn wel een aantal stappen die meestal volgen.

Stap 1 | Intake: situatie geschikt voor mediation?

Vaak begint de mediation met een kennismakingsgesprek (intake) apart van elkaar.

Dit gesprek heeft 2 doelen:

• Kennis maken
• Bereidheid bepalen

Kennis maken

Een mediation gesprek aangaan, doe je niet zomaar. Je komt er samen niet uit. Je begrijpt elkaar niet. Of staat tegenover elkaar.

Voordat je dan met elkaar bij de mediator zit, is het prettig om de mediator al een keer gesproken/gezien te hebben. De mediator kan alvast inventariseren wat er allemaal speelt.

Bereidheid bepalen

De mediator zal een intake gebruiken om te bepalen of de situatie voor mediation geschikt is.

De mediator vraagt zich daarbij af:

• Gesprek: wil deze partij het gesprek met de ander aangaan?
• Doel: wat is het doel van deze partij?
• Inspanning: wil deze partij zich inspannen voor een mogelijke oplossing?

Voorbeeld

Stel: het besluit om uit elkaar te gaan, staat voor één partij vast. De andere partij accepteert dit niet. Geen van beiden wil hiervan afwijken. Geen van beiden staat open om alternatieven te onderzoeken. Dan is de vraag of mediation zin heeft. 

Stap 2 | Ontvangst stukken mediation

Als uit stap 1 blijkt dat partijen met elkaar het gesprek willen aangaan, is het tijd voor stap 2.

Een mediator heeft de taak om partijen goed te informeren over alle aspecten van een mediation. De MfN mediator stuurt daarom vooraf een aantal documenten toe:

• Mediationovereenkomst
• MfN gedragsregels
• MfN reglement

In deze stukken staan een aantal belangrijke afspraken/kenmerken voor de mediation opgenomen. De mediation start, zodra de mediation overeenkomst ondertekend is. Vaak gebeurt dit bij de eerste bijeenkomst.

Ook als een mediator (nog) niet bij het MfN register is ingeschreven, zullen afspraken over de mediation in een overeenkomst worden vastgelegd. 

Stap 3 | Eerste bijeenkomst

Dan is het tijd voor de eerste gezamenlijke bijeenkomst. 

Het is goed om een neutrale locatie voor de gesprekken te kiezen. Een locatie waar beiden zich op hun gemak voelen. En waar voldoende privacy is.

Meestal herhaalt de mediator kort nog even de belangrijkste aspecten van de mediation. 

En bespreekt samen wat het doel en de verwachtingen zijn van de mediation.

Dan kan de mediationovereenkomst getekend worden. 

Stap 4 | Eindelijk je verhaal kwijt

Zo de formele punten zijn vastgesteld. Nu is het tijd om je verhaal te vertellen.

De mediator zal jullie allebei de kans geven om dit te doen.

Wat is de aanleiding geweest voor de situatie? Hoe heeft het zo ver kunnen komen? Wat maakt dat jullie nu bij een mediator zitten? 

Stap 5 | Onderzoeken

Door op elkaars verhaal te reageren en door de vragen die de mediator stelt, wordt steeds duidelijker wat er allemaal speelt.

De mediator wil niet alleen maar weten wat je ergens van vindt. Maar vooral wat je belangen zijn. Wat zijn je zorgen? Wat wil je bereiken?

Stap 6 | Communicatie Verbeteren

Als mensen met elkaar in een conflict zitten, lukt het niet meer om met elkaar te praten. Je begrijpt elkaar niet meer. En je voelt je machteloos. 
Onder leiding van de mediator dringt informatie weer beter door.

En wordt duidelijk waarom dingen zijn gegaan zoals ze zijn gegaan. 

Stap 7 | Opties bedenken

Als de communicatie beter verloopt, ontstaat er meer begrip voor elkaar.

Meer begrip, meer herkenning en daardoor meer ruimte om oplossingen te bedenken. De mediator zal proberen de focus op het verleden, te veranderen naar de visie op de toekomst.

• Wat wil iemand eigenlijk echt bereiken?
• En waarom wil iemand dat?
• Welk belang zit hier achter?

Op welke manieren kunnen de belangen bereikt worden?

Samen ga je nadenken over mogelijke opties voor oplossingen. Brainstormen dus. 

Stap 8 | Onderhandelen

Als er diverse opties zijn bedacht, is het tijd om dit verder met elkaar uit te werken. Soms wordt er onderhandeld, soms is het simpelweg overleggen hoe nu verder. En soms is het verstandig om wat ruimte in te bouwen om met (juridisch) deskundigen te overleggen. 

Stap 9 | Afspraken vastleggen 

Zodra de afspraken duidelijk zijn, worden deze schriftelijk vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst.

Lukt het niet om afspraken te maken, dan is vaak in elk geval wel bereikt dat duidelijk is hoe men tegen de situatie aankijkt.

Stap 10 | Einde mediation

Als de afspraken zijn vastgelegd, eindigt de mediation.

Als het niet gelukt is om afspraken te maken, dan eindigt de mediation ook.

Hoe veel tijd kost Mediation?

Gemiddeld blijkt een mediation ongeveer 2 á 3 gezamenlijke gesprekken te duren. Een gesprek duurt al snel ongeveer 2 uur.

De gesprekken kunnen binnen enkele weken tot maanden plaatsvinden, waardoor partijen binnen hooguit binnen een aantal maanden duidelijk hebben hoe ze ervoor staan of een oplossing hebben gevonden.