Krijg je een woordelijk verslag van een mediationgesprek: waarom wel of waarom niet?

Tijdens een arbeidsconflict willen mensen vaak houvast: overzicht van wat er besproken is, wie welke standpunten innam en welke afspraken zijn gemaakt. Geen wonder dat werkgevers, HR en medewerkers regelmatig vragen: “Krijgen we eigenlijk een verslag van het mediationgesprek?” Het voelt veilig om iets op papier te hebben, een soort bewijs of geheugensteun.

Maar juist dat verslag kan in de praktijk meer kwaad dan goed doen. Mijn naam is Maaike Grauwmeijer, ik ben eigenaar van Junctio en samen met mijn team hebben wij talloze mediations begeleid We krijgen deze vraag vaak, en we hebben een duidelijke visie: wij maken geen verslagen van de gesprekken. En daar hebben we drie hele goede redenen voor.

In dit blog lees je waarom het maken van verslagen tijdens mediation niet alleen overbodig is, maar soms zelfs schadelijk. En je ontdekt wat wij wel doen om duidelijkheid en voortgang te waarborgen, zonder dat het conflict oplaait.

Heb je onze video hierover al gezien? Je vindt ‘m hier of hieronder! Je kunt natuurlijk ook gewoon verder lezen.

In het kort: Waarom maken mediators geen verslag van gesprekken?

Onze mediators maken geen woordelijk verslag van mediationgesprekken omdat dit het gesprek afleidt, vaak tot nieuwe discussies leidt en juridisch niets toevoegt: een van de kenmerken van mediation. In plaats daarvan wordt alleen vastgelegd wat werkelijk nodig is: afspraken, kernpunten en vervolgacties. Zo blijft het proces veilig, effectief en werkbaar.

Waarom maken wij geen verslag van mediationgesprekken?

In mediation draait het om echt contact, vertrouwen en aandacht. Zodra je probeert het gesprek woord voor woord vast te leggen, verschuift de aandacht. De kans is groot dat er meer discussie ontstaat over het verslag (“zo heb ik het niet bedoeld” of “dit klopt niet helemaal”) dan over de kern van het conflict.

Daarmee verlies je precies wat zo waardevol is in mediation: de veiligheid en geheimhouding om vrijuit te spreken, zonder angst dat alles later tegen je gebruikt kan worden. Wij geloven dat onze rol is om de verbinding aan tafel te versterken, niet om juridische vangnetten te creëren die in de praktijk vaak niets oplossen.

Wat zijn de drie belangrijkste redenen dat wij geen verslag maken?

Waarom wij geen verslagen maken? Dat is niet zomaar een voorkeur, maar een bewuste keuze. Vanuit onze ervaring zien we steeds opnieuw dat een verslag meer problemen oproept dan oplost. De drie belangrijkste redenen:

1. Volledige aandacht bij het gesprek

Een mediationgesprek is intens. Mensen delen emoties, belangen en zorgen. Als mediators willen wij die signalen volledig oppikken: wat iemand zegt, maar ook hoe het wordt gezegd. De lichaamstaal, de aarzeling in een zin, de spanning of juist opluchting: dat zijn vaak de momenten die richting geven aan een oplossing. 

Zouden wij ondertussen bezig zijn met het noteren van ieder woord, dan missen we die subtiele maar cruciale signalen. En juist daar zit de sleutel om het gesprek in goede banen te leiden. Daarom kiezen we ervoor om onze volledige aandacht bij de mensen aan tafel te houden.

2. Verslagen zorgen vaak voor nieuw gedoe

Een verslag lijkt op het eerste gezicht handig: iedereen kan later nalezen wat er besproken is. Maar in de praktijk gebeurt het tegenovergestelde. Vrijwel altijd komen er reacties als: “Zo heb ik het niet bedoeld”, “Dat stond er niet bij” of “Dat klopt niet helemaal.”

In plaats van duidelijkheid geeft dit aanleiding tot een nieuwe bron van discussie: dit keer over de tekst van het verslag in plaats van over het echte probleem. Daarmee verliezen alle partijen kostbare tijd, energie en focus.

3. Juridisch kun je er niets mee

Een derde, en vaak vergeten reden om voorzichtig te zijn met verslagen in mediation, is de geheimhouding. Alles wat in mediation besproken wordt, valt onder strikte vertrouwelijkheid. Dat betekent dat een verslag niet gebruikt mag worden in een rechtszaak of een andere procedure. Dus ook al voelt het misschien veilig om “iets op papier” te hebben, in de praktijk kun je er niets mee. Het verslag is juridisch waardeloos en levert vooral extra werk, kosten en frustratie op. Voor de oplossing van het conflict draagt het simpelweg niets bij.

In de praktijk speelt bovendien mee dat, ondanks de geheimhouding, verslagen toch ergens kunnen opduiken. Zelfs een kernverslag kan een eigen leven gaan leiden. Mensen hebben tijdens de gesprekken iets gezegd, maar denken later: oh, dat was misschien tactisch niet zo slim. Of andersom: ze proberen juist tactisch te gebruiken wat de ander heeft gezegd, ook al mag dat helemaal niet. Door de geheimhouding kun je namelijk niets met hoe iemand zich heeft opgesteld in de mediation, niet in het gesprek en ook niet met het verslag.

Tactisch gedrag werkt een mediation meestal tegen. Niemand wil bijvoorbeeld de persoon zijn die de mediation beëindigt, want dan “ligt het dus aan jou”. Ook dat valt formeel onder de geheimhouding, maar toch zie je dat advocaten hier soms argumentatie uit halen. Hoe meer je vastlegt, hoe groter dus het risico dat het toch tegen iemand gebruikt wordt, ook al mag dat niet.

Wat leggen we wel vast tijdens mediation?

Dat we geen woord-voor-woord verslag maken, betekent niet dat er helemaal niets wordt vastgelegd. Integendeel: om het proces overzichtelijk en werkbaar te houden, leggen we juist de zaken vast die echt van belang zijn.

Kernpunten en afspraken voor het vervolg

Na een gezamenlijk gesprek sturen we vaak een korte notitie of e-mail waarin de belangrijkste punten op een rij staan. Denk aan:

• welke onderwerpen zijn besproken;
• waarover zijn jullie het eens geworden;
• welke stappen zijn afgesproken voor de volgende keer.

Zo weet iedereen wat er is besproken en wat er nog openstaat, zonder dat het een ‘letterlijk verslag’ wordt dat weer tot discussie kan leiden.

Eventueel ‘huiswerk’ of openstaande vragen

Soms zijn er dingen die partijen nog moeten uitzoeken of overdenken. Bijvoorbeeld:

• een werknemer die bedenkt of een alternatief voorstel haalbaar is;
• een werkgever die een regeling of beleidsregel moet checken;
• of beide partijen die reflecteren op hoe een oplossing zou kunnen werken in de praktijk.

Deze punten nemen we mee in de notitie, zodat duidelijk is waar ieder aan werkt tot de volgende bijeenkomst.

Vaststellingsovereenkomst of juridisch document

Wanneer er tijdens de mediation concrete afspraken gemaakt worden, bijvoorbeeld over een nieuwe manier van samenwerken, een functieaanpassing of zelfs een vertrekregeling, dan leggen we dit zorgvuldig vast in een vaststellingsovereenkomst of een ander juridisch document.  Dat is geen samenvatting van het gesprek, maar een formele vastlegging van de afspraken waar beide partijen zich aan committeren.

Zo blijft het proces helder en praktisch: geen eindeloze discussie over de precieze woorden, maar wel een duidelijk overzicht van afspraken en vervolgstappen. Dat geeft houvast en structuur, zonder dat het mediationproces onnodig wordt belast.

Veelgestelde vragen

Conclusie

Een verslag lijkt misschien een logische stap in een proces vol spanningen en onzekerheid, maar in mediation werkt het vaak averechts. Het leidt af van het gesprek, roept nieuwe discussies op en heeft juridisch geen waarde. 

Als je midden in een arbeidsconflict zit, wil je rust, duidelijkheid en een oplossing. Niet nog een punt van discussie. Door geen verslagen te maken, bewaken we de veiligheid aan tafel en versnellen we het proces.