Conflicten op de werkvloer: hoe haal je de angel eruit?

Je voelt het aan alles: de sfeer op de werkvloer is gespannen. Kleine irritaties stapelen zich op, collega’s praten minder met elkaar of reageren juist fel. Wat begon als een misverstand of een onschuldige opmerking, groeit langzaam uit tot iets wat het hele team beïnvloedt. De energie daalt, de motivatie zakt weg en resultaten komen onder druk te staan.

Mijn naam is Maaike Grauwmeijer, erkend MfN Mediator. Na honderden mensen begeleid te hebben middels coaching en mediation kan ik zeggen dat de meeste conflicten niet ontstaan door ‘de inhoud’, maar door het ontbreken van iets fundamenteels: erkenning. Niet gehoord of gezien worden is vaak de verborgen lont in het kruitvat. En juist het geven van erkenning, oprecht en zonder trucjes, is een onderschatte vaardigheid die enorme impact heeft op de sfeer en samenwerking.

In dit blog lees je hoe je met één woord – erkenning – spanningen kunt herkennen en voorkomen dat ze escaleren. Je krijgt praktische tips, herkenbare voorbeelden en concrete handvatten die je meteen kunt toepassen in je dagelijkse werk.

In het kort: Hoe voorkom je conflicten op de werkvloer met erkenning?

Conflicten op het werk ontstaan vaak niet door inhoudelijke meningsverschillen, maar door het ontbreken van erkenning. Door vroegtijdige signalen te herkennen en mensen zich echt gehoord te laten voelen, voorkom je escalatie en verbeter je de samenwerking.

Wat kosten conflicten op de werkvloer

Conflicten op de werkvloer zijn geen uitzondering, maar dagelijkse realiteit. Onderzoek laat zien dat 27% van de medewerkers in 2024 met een conflict te maken had. De gemiddelde kosten van een geëscaleerd arbeidsconflict bedragen ruim 27.000 per geval. Reken dat eens om naar loonkosten en productiviteitsverlies: het gaat om forse bedragen. Maar misschien nog belangrijker: het kost mensen energie, motivatie en werkplezier.

En dat terwijl veel conflicten helemaal niet zo ver hadden hoeven komen. Ze escaleren vaak omdat signalen te laat worden opgepakt, of omdat emoties worden genegeerd. Boosheid, teleurstelling of frustratie krijgen geen plek, waardoor ze zich opstapelen en zich uiten in roddel, terugtrekgedrag of felle uitbarstingen.

Wat daarbij meestal ontbreekt?

Een open gesprek waarin mensen zich echt gezien en gehoord voelen.

Precies daar ligt de sleutel tot het voorkomen van conflicten: aandacht voor de beleving achter het gedrag, en erkenning geven voor wat iets met iemand doet.

Hoe herken je een conflict in een vroeg stadium?

Conflicten ontstaan zelden van de ene op de andere dag. Vaak zijn er al weken of maanden signalen zichtbaar dat de samenwerking onder druk staat. Door die signalen tijdig op te merken, kun je voorkomen dat kleine irritaties uitgroeien tot een groot arbeidsconflict.

Let bijvoorbeeld op deze waarschuwingssignalen:

• Vermijding: collega’s ontwijken elkaar, schuiven vergaderingen voor zich uit of houden gesprekken oppervlakkig.
• Sarcasme en cynisme: humor verandert langzaam in steken onder water of subtiele verwijten.
• Oplopende irritaties: kleine meningsverschillen krijgen een harde toon, of dezelfde discussie komt telkens terug.
• Teruglopende samenwerking: mensen delen minder informatie, werken langs elkaar heen of nemen minder initiatief.
  Veranderend gedrag: plotselinge terugtrekking, vaker ziekmelden, of juist overdreven fel reageren.

Dit zijn geen “incidenten”, maar signalen dat de onderliggende relatie of communicatie onder druk staat. Hoe sneller je dit ziet en benoemt, hoe makkelijker je het gesprek kunt openen en escalatie kunt voorkomen.

Conflicten voorkomen

Veel organisaties proberen conflicten te vermijden of te “managen” met procedures, functioneringsgesprekken of mediation. Maar vaak komt dat pas in beeld als de spanning al hoog is opgelopen. Dan is er al schade in vertrouwen, in energie en soms ook in gezondheid.

Mijn visie is simpel: erkennen is voorkomen.

De meeste conflicten ontstaan namelijk niet uit de inhoud. Het gaat zelden echt over taken, targets of afspraken. Wat de situatie laat escaleren, is de emotionele lading eromheen. Het gevoel van niet gehoord of niet serieus genomen worden.

En precies daar zit de sleutel. Die lading kun je neutraliseren door erkenning te geven. Niet door de ander gelijk te geven.  Maar door te laten merken: “Ik zie dat dit jou raakt.”

Dat kleine verschil maakt een wereld van verschil. Het haalt de angel uit de emotie, creëert ruimte voor dialoog en voorkomt dat frustratie gaat doorsijpelen in gedrag: denk aan stil verzet, cynische opmerkingen of terugtrekkend gedrag.

Erkenning is daarmee geen zwaktebod, maar een krachtig preventiemiddel. Het is de basis voor een gezonde werkcultuur waarin meningsverschillen bespreekbaar blijven en niet uitgroeien tot een conflict dat de hele organisatie raakt.

Wat houdt erkenning geven op de werkvloer precies in?

Erkenning geven betekent dat je stilstaat bij hoe iets op iemand overkomt, zonder daar direct een oordeel of correctie aan te verbinden. Je erkent dus het gevoel, niet de inhoud.

Concreet klinkt dat zo:

• “Ik zie dat je hier boos van wordt.”
  
• “Ik merk dat dit je veel energie kost.”
• “Het lijkt me frustrerend hoe dit verlopen is.”

Het lijkt misschien klein of simpel, maar de impact is groot.

Waarom werkt dit?

Omdat erkenning veiligheid biedt. Zodra iemand zich gezien en gehoord voelt, kan de spanning zakken. De “vechtmodus” maakt plaats voor openheid en bereidheid om te luisteren.

Zonder erkenning gebeurt precies het tegenovergestelde: de ander blijft strijden voor bevestiging. Dat uit zich vaak in herhalen van argumenten, verharden van standpunten of emotionele uitbarstingen. En juist dat houdt het conflict in stand.

Met erkenning laat je zien: “Ik begrijp dat dit iets met je doet.” Daarmee ontstaat de ruimte om weer een echt gesprek te voeren in plaats van een strijd te leveren. Hierbij is het wel belangrijk dat je het juiste erkent. Dus datgene wat iemand echt raakt, de echte pijn en de echte zorgt. Of je het daar nu mee eens bent of niet, de erkenning is belangrijk. Dit lukt alleen als je echt luistert.

Waarom vinden mensen het lastig om erkenning te geven?

Iedereen weet diep vanbinnen hoe fijn het is om echt gehoord te worden. Toch blijkt erkenning geven in de praktijk een van de lastigste dingen om te doen. Dat komt door hoe we gewend zijn te reageren in spannende of emotionele situaties.

1. De reflex om jezelf te verdedigen

Wanneer iemand boos of teleurgesteld tegenover je zit, is de eerste impuls vaak: uitleggen, rechtzetten of corrigeren. “Zo heb ik het niet bedoeld!” of “Dat klopt niet!” komt sneller over je lippen dan “Ik zie dat dit jou raakt.” Het voelt veiliger om jezelf te beschermen met argumenten dan om ruimte te geven aan de emotie van de ander. Dit komt doordat mensen in hun emotie jou ook weer raken, de kunst is om hier dan niet op te reageren.

2. De verwarring met ‘gelijk geven’

Veel mensen denken dat erkenning hetzelfde is als de ander gelijk geven. Dat maakt het spannend, want niemand wil zijn positie of gezicht verliezen. Maar erkenning gaat niet over de inhoud, het gaat over het gevoel. Je hoeft het niet eens te zijn met de ander om te zeggen: “Ik merk dat je hierdoor geraakt wordt, wat raakt je het meest?”

3. Het voelt kwetsbaar

Erkenning geven betekent dat je even stopt met verdedigen en de ander centraal zet. Dat voelt kwetsbaar, want je stelt je open en laat de controle los. Toch is dat precies wat het zo krachtig maakt: de ander ervaart dat je echt luistert en bereid bent om de emotie serieus te nemen. Kwetsbaarheid is cruciaal voor verbinding. Dit ontstaat als de ander echt luistert.

4. Het vraagt empathie en lef

Echt erkenning geven doe je niet uit gewoonte, maar bewust en oprecht. Je hebt empathie nodig om de ander te kunnen begrijpen, en lef om je eigen reflexen los te laten. Dat maakt erkenning moeilijk, maar ook uitzonderlijk waardevol. Omdat het zo weinig gebeurt, voelt het voor de ander vaak als een enorme opluchting.

Conclusie

Conflicten op de werkvloer zijn zelden puur inhoudelijk. Achter verhitte discussies, terugtrekgedrag of cynische opmerkingen gaat meestal dezelfde behoefte schuil: gezien en gehoord worden. Juist daar zit vaak de angel van het conflict en ook de sleutel tot de oplossing.

Erkenning geven is niet hetzelfde als de ander gelijk geven. Het is laten merken: “Ik zie wat dit met jou doet.” En dat kleine gebaar heeft grote impact. Het haalt spanning weg, opent de deur naar een echt gesprek en voorkomt dat frustraties zich opstapelen tot een arbeidsconflict dat energie, motivatie en geld kost.

Dat erkenning geven lastig is, heeft alles te maken met reflexen: de neiging om jezelf te verdedigen, de angst om de ander “te veel gelijk” te geven, of de kwetsbaarheid van open luisteren. Maar juist wanneer je die reflexen weet los te laten en kiest voor empathie, ontstaat er ruimte voor dialoog en herstel.