Vertrouwenspersoon: 10 taken
De collega’s lachten hartelijk om de zojuist gemaakte grap. De één na de ander maakte er nog een grap overheen. De sfeer leek goed en gezellig.
‘Een geintje moet kunnen toch, zo gaan we hier gewoon met elkaar om.’
Ondertussen zag ik een medewerker naar de grond kijken en wat ongemakkelijk op zijn stoel heen en weer schuiven. Blijkbaar kon niet iedereen de grappen helemaal waarderen. Wat zou er hier spelen? (lees hier over onbewust gedrag)
Waar samengewerkt wordt, kunnen soms situaties ontstaan die niet prettig zijn. De werkgever is verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving en daar valt ook de manier waarop er met elkaar wordt omgegaan onder.
Zo kan er sprake zijn van ongewenst gedrag of ontstaan er ongewenste omgangsvormen. Denk aan pesten, (seksuele) intimidatie, agressie of geweld en discriminatie.
Een vertrouwenspersoon is binnen de organisatie contactpersoon voor dit soort situaties.
Maar wat doet een vertrouwenspersoon nu eigenlijk? In deze blog vertel ik je er alles over.
De vertrouwenspersoon heeft een aantal taken:
Taak 1: Eerste opvang van klachten
Als je als medewerker geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag, is dit vaak een heel lastige en gevoelige situatie. Een medewerker ervaart vaak een hoge drempel om de situatie bespreekbaar te maken. Mensen zijn dan geneigd aan zichzelf te gaan twijfelen en lang te wachten met het ondernemen van actie.
De eerste taak van de vertrouwenspersoon is om mensen hierin op te vangen. Te luisteren en te zorgen dat de medewerker zijn/haar verhaal kwijt kan. (lees hier over de emoties in een conflict)
Taak 2: Meedenken vervolg stappen
Nadat een medewerker zijn/haar hart heeft kunnen luchten, zal de vertrouwenspersoon samen met de medewerker nadenken over een oplossing.
Soms is alleen het verhaal doen al voldoende voor de medewerker en zijn er geen vervolg stappen nodig. Soms is dit slechts de eerste stap en zal de vertrouwenspersoon samen met de medewerker de mogelijke vervolg stappen onderzoeken.
De vervolgstappen kunnen een informeel of een meer formeel karakter hebben. (wil je preventief aan de slag met conflicten in je organisatie, vraag dan hier mijn e-boek hierover aan)
Taak 3: Begeleiden vervolg stappen
Als de medewerker besluit dat een vervolg stap gewenst is, dan kan de vertrouwenspersoon hierin begeleiding bieden. Denk bijvoorbeeld aan het meegaan naar een gesprek met de leidinggevende of collega of het voorbereiden van een dergelijk gesprek.
Taak 4: Doorverwijzing
Ongewenste omgangsvormen kunnen soms helaas ernstige gevolgen hebben. Dit betekent ook dat een medewerker het niet altijd lukt om hier zelf uit te komen. De vertrouwenspersoon zal dan doorverwijzen naar experts die hierin kunnen helpen. Denk bijvoorbeeld aan doorverwijzing naar:
een coach
een psycholoog
een maatschappelijk werker
de huisarts of bedrijfsarts
een mediator (zie ook mijn blog Mediation in 10 stappen, hoe verloopt het mediation proces)
Taak 5: Nazorg
De vertrouwenspersoon zal contact onderhouden met de medewerker tijdens het zetten van eventuele vervolg stappen. Nadat deze zijn doorlopen, zal de vertrouwenspersoon met de medewerker bezien of daarmee zijn/haar klacht voldoende is opgepakt en zorgen voor nazorg indien nodig.
Taak 6: Registratie
De vertrouwenspersoon zal van alle klachten die gemeld worden een registratie bijhouden. Jaarlijks zal de vertrouwenspersoon hier - geanonimiseerd - terugkoppeling over geven aan de organisatie.
Taak 7: Vertrouwelijkheid
Om ervoor te zorgen dat medewerkers open kunnen praten over hun ervaringen, is het de taak van de vertrouwenspersoon om de vertrouwelijkheid van de klachten de waarborgen.
Slechts in uitzonderingssituaties mag deze vertrouwelijkheid doorbroken worden (denk aan situaties waarin de veiligheid in het geding is).
Taak 8: Advies organisatie
De vertrouwenspersoon houdt bij wat voor soort klachten er binnen de organisatie zijn en kan dus ook signaleren wanneer bepaalde situaties zich vaker voordoen binnen de organisatie. Daarnaast kan de vertrouwenspersoon op basis van de aanwezige expertise advies geven aan de organisatie met betrekking tot het omgaan met elkaar, communicatie en samenwerking en het ontwikkelen van (preventief) beleid hierop. (vraag hier mijn e-boek aan over hoe je in 3 stappen aan de slag gaat met een preventieve aanpak)
Taak 9: Voorlichting organisatie en medewerkers
Uit onderzoek blijkt dat wanneer binnen een organisatie (regelmatig) aandacht wordt besteed aan wat wel en niet toelaatbaar gedrag is, dit preventief werkt. Open met elkaar communiceren over hoe je binnen de organisatie aankijkt tegen onderwerpen als pesterijen (wanneer is iets nog grappig en wanneer niet meer), agressie en geweld, discriminatie en intimidatie, kan veel bijdragen aan een prettige werksfeer. (lees hier over dat een snelle aanpak loont)
Taak 10: Positionering vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon aanwezig hebben (intern of extern) binnen de organisatie kan een grote meerwaarde hebben. Echter regelmatig wordt een vertrouwenspersoon alleen maar met een naam en telefoonnummer bekend gemaakt en de praktijk leert dat er dan maar weinig mensen de stap naar een vertrouwenspersoon zullen nemen.
Naar mijn overtuiging is het dan ook van belang om na te denken over hoe de vertrouwenspersoon gepositioneerd wordt in de organisatie, passend bij de cultuur en omvang.